Problem Çözme teknikleri ve bunların uygulamaları, Nasıl Problem çözülür ve bunlar nasıl uygulanır

Problem çözme yöntemlerinde PROJE YÖNETİMİ

Proje aktivitelerini yönetmek için pek çok farklı yaklaşım vardır. Fakat hangi metodoloji kullanılmış olursa olsun, genel olarak projenin hedefleri, zaman çizelgesi ve maliyetine dikkatli bir şekilde özen gösterilmeli, projenin katılımcılarının rol ve sorumlulukları da kesinlikle gözden kaçırılmamalıdır.

Geleneksel Yaklaşım

Geleneksel bir aşamalı yaklaşımda bir projenin tamamlanması için bitirilmesi gereken adımlar dizisi vardır. Bu tür gelenek yaklaşımda projenin geliştirilmesi için 5 bileşen sayılabilir.

>>Başlatma;

>>Planlama;

>>Uygulama;

>>Gözetim ve Denetim;

>>Kapatma;

Bütün projeler bu aşamalardan geçmezler, bazı projeler bitirilmeden iptal edilebilir. Bazı projeler bu tür yapılandırılmış planlama ve gözetleme aşamalarından da geçmeyebilirler. Başka projelerde planlama, yürütme ve gözetleme aşamalarından defalarca geçebilirler. Pek çok endüstri bu proje aşamalarının varyasyonlarını kullanmaktadır. Terimler endüstriden endüstriye değişebilir fakat sorunların çözülmesinde takip eden tipik adımlar: sorunun tanımlanması, girdiler, çıktılar, seçeneklerin değerlendirilmesi, bir seçeneğin seçilmesi, uygulamanın başlaması ve değerlendirilmesidir.

Gelenksel yöntelerde Proje sürecini başlatma

Başlatma prosesi, projenin doğasını ve kapsamını belirler. Eğer bu aşama düzgün bir şekilde gerçekleştirilmediyse, projenin organizasyonun ihtiyaçlarını karşılama ihtimali düşük olacaktır. Başlatma aşamasında iş çevresini iyi anlamak ve gerekli kontrolleri projeye eklemek çok önemli. Bu aşamada proje tasarımında herhangi bir eksiklik hemen belirlenmeli ve düzeltilmelidir.

Başlatma aşaması aşağıdaki alanları kapsayan bir plan içermelidir

*Organizasyonun ihtiyaç ve gereksinimlerini ölçülebilir hedeflere göre analiz etmek.

*Mevcut operasyonları gözen geçirmek.

* Bütçe dâhil fayda ve maliyetlerin finansal analizi.

* Kullanıcılar ve destek elemanları analizi.

*Maliyet, görevler, ürünler ve zaman çizelgesi dahil bir proje sözleşmesi.

Geleneksel yöntemlerde Problem çözme sürecinde planlama yapmak

Başlatma aşamasından sonra, proje uygun bir ayrıntı seviyesine kadar planlanır. Asıl amaç proje için gerekli maliyet ve kaynakları tahmin etmek ve etkili bir biçimde proje uygulamasındaki riskleri yönetmektir. Planlama aşamasında hatalar da başlatma aşaması gibi projenin başarısında büyük engellere neden olacaktır.

Planlama aşaması genel olarak şunları içerir:

Planlamanın nasıl yapılacağını belirlemek

Kapsam bildirisini geliştirmek

Planlama ekibini seçmek

Oluşacak ürünleri tanımlamak ve iş ayrışım yapısını oluşturmak

Aktiviteler için kaynak gereksinimlerini tahmin etmek

Aktiviteler için gerekli zaman ve maliyeti tahmin etmek

Zaman çizelgesini hazırlamak

Bütçeyi hazırlamak

Risk planlaması

İşin başlatılması için resmi onay almak

Bunlara ek olarak iletişim planlaması, rol ve sorumlulukların belirlenmesi, proje için satın alınacakların belirlenmesi ve bir başlama toplantısı yapılması da tavsiye edilebilir.

Problem çözme tekniklerinin geleneksel yaklaşımında uygulama yöntemleri

Uygulama aşaması proje yönetim planında belirlenmiş olan proje gereksinimlerini karşılama amaçlı proseslerden oluşur. Uygulama aşaması insanları ve kaynakları eşgüdümleme, aynı zamanda aktivitelerinin proje yönetim planına uygun şekle getirme çabalarını içerir. Ürünler proje yönetim planına göre gerçekleştirilmiş proseslerin çıktıları olarak oluşurlar.

Geleneksel Proje yönetiminde gözetim ve denetim Mekanizması

Gözetim ve denetim aşaması, proje uygulanmasında sorunların zamanında fark edilmesi ve düzeltici eylemlerin zamanında alınmasını ve uygulamayı kontrol etmek amaçlı proseslerden oluşur. Bu aşamanın önemli bir faydası, proje performansının izlenmesi ve ölçülmesi sayesinde proje yönetim planından uygulamada farklılıkların fark edilmesidir.

Gözetim ve denetim aşaması şu prosesleri içerir:

Proje aktivitelerinin ne ölçüde tamamlandığı ölçmek;

Maliyet, kapsam gibi proje değişkenlerini izleyip proje yönetim planı ile karşılaştırmak;

Sorun ve risklere yönelik düzeltici eylemleri belirlemek;

Projenin kapatılması ve değerlendirme yapılması

Kapatma projenin resmi olarak bitirilmesini içerir. İdari aktiviteler dosyaların arşivlenmesi ve öğrenilen derslerin belgelendirilmesini içerir. Bu aşama şu prosesleri içerir:

Bütün proses gruplarındaki bütün aktivitelerin bitirilmesi

Bütün sözleşmelerin kapatılması